使用 OpenOffice.org 建立 PDF 電子表單

上週，在學校的校友信箱中，收到了系上某位自稱是負責校友會校友資料更新的學妹寄來的 e-mail，信中附上了一個叫『校友更新資料表』的 Word 檔，希望我填完以後寄回去。

基本上看到是 Word 檔，想填的意願就已經不高了，又不是每個人都會裝 MS Office，也不是每個人都用死微軟的暈倒系統啊！不過由於之前似乎系上也寄過相同的調查表的紙本到台灣的家裏，所以還是打開看看。打開一看，果然是用 Word 畫的表格。這到還好，雖然填起來不是那麼方便，但還可以接受。直到我看到了某個讓我受不了的東西 -- 使用『□』符號做出來的 checkbox--我決定不填了。使用『□』符號來『畫』checkbox 是在製作紙本表格時，蠻多人會用的方法。問題是在電子表格裡面，這種作法實在很糟：填表人還要想辦法去找到『■』符號來把原來的『□』取代掉！這是相當不專業的方法。

在現在，電子表單逐漸成為無紙作業中，相當重要的一個基本工具。不過以往看到的 PDF 電子表單，大都是使用一些昂貴的 Windows 平台軟體製作的。至於使用 FS/OSS 製作 PDF 表單的方法倒不是沒有，我第一個可以想到的，是使用 pdfTeX 搭配 hyperref 等 package 來達成，不過這種製作方式對於不懂 LaTeX 的人來說，相當不方便。那是否有更方便的方法呢？

其實是有的，OpenOffice.org（以下簡稱 OOo） 目前已經支援 PDF 表單的製作了。OOo 的英文版目前最新版本是 2.2，而中文版則是 2.1。以中文版為例，要製作 PDF 表單，基本的步驟如下：

1. 啟動 OpenOffice.org Writer
2. 在 [檔案]->[開啟新檔] 中，選取『XML 表單文件』
3. 使用提供的元件設計想要的表單。各個元件都有一些設定項目可以設定，只要 double click 該元件，就可以開啟設定視窗。設計完畢存檔。
4. 使用 [檔案]->[匯出成 PDF...] 將 XML 表單轉換為 PDF 表單

就只要這幾個步驟，可直接填寫的 PDF 表單就完成了，而且中文的支援也沒有明顯的問題。各個元件也可以設定是否在列印時會被印出來，因此對於表單的列印輸出，也可以有不錯的控制。

OOo 實在是越來越強悍了，搭配蓬勃發展的其他各種自由軟體，使用電腦而不必被 MS 綁死的難度直線下降，尤其是對末端使用者來說，實在是一大福音。